Webディレクターをやっています、古川です。
ホームページ制作のプロジェクトが始まる際は、Webディレクターである私がスケジュールを引くのですが、実際にプロジェクトが始まりますとスケジュール通りに行かないことがまれにあります。
私の経験が浅いときは、担当している全案件でスケジュール通りに行かないという恥ずべき過去もあり、進行管理には日々神経をとがらせています。
スケジュール行程表（ひな形のようなもの）を見直した経緯などを記しておき、ホームページ制作における進行管理のヒントになればと思い記します。
※この記事はホームページ制作者（主にWebディレクター）の目線で書いております。
ホームページ制作を依頼する側の目線だと、気分を害する表現があるかもしれませんが、そのような不快な思いを実際の制作時に感じさせないための洗い出し、見直しだと思って読んでいただけると幸いです。
以下では、
ホームページ制作を依頼したクライアントなど→依頼者
ホームページを制作する会社、個人事業者→制作者
とします。
スケジュールはなぜ延びるのか？
- なぜ伸びるのか
この1点だけにまず着目し、他人ではなく自分がどう変われるかという切り口で見直していきます。
主に納期が延びる原因としては、
- 素材が届かない
- 成果物に対して依頼者（クライアントなど）からのOKがでない
どちらかが主な要因になることが多いです。
他にも、
- 制作者の体調不良や不慮の事故
- 制作者が緊急対応など他のタスク優先
- デザイナーなどから初稿が想定のものと違うものが提出されたのでやり直し
といったこともまれにおきます。
ただし頻繁におきることでもないので、前にあげた2点を解決すべく思考を掘り下げます。
またデザインカンプ作成やコーディングといった一つ一つの作業時間が劇的に短くなるというのは現実的ではないので、納期がのびないために手を打つにはこの2点ではと考えました。
ちなみに、私が担当し公開したプロジェクトは直近10件で、2件がキックオフ当時の予定より遅れての公開となりました。
両方とも、デザインカンプの箇所でOKがいただけなかった例です。
後半に、なぜ遅れたのかも書いています。
そもそもスケジュールは延びてはだめ？
基本だめです。
ホームページは公開しない限りノーチャンスです。
公開して初めてチャンスがまわってくるかもしれない、公開して初めて打席に立つ権利があります。
また、制作者としても、会社としてやっているならなおさら計上など経理上、売上は早い方がいいことの方が多いです。
公開が遅れることは、依頼者・制作者のお互いにとって機会損失と言っても過言ではありません。
※コロナの影響でイベントが延期になった。→イベントサイトの公開が遅れる。こういうのは仕方がないかと。
原因を自分視点に置き換える
- 素材を期日までに回収できていない
- 成果物に対して依頼者からOKをいただけるものを提出できていない
原因に対して自分は何ができるかを考えることが大切です。
素材が届かない をなくすには！？
他責のような考えですが、素材が届かない物に関しては依頼者側の問題だと切り分けることもできます。
しかし、そんな考え方では、プロジェクトのコントロールができなくなってしまいます。
自分がコントロールできるように、考え方を変えどのようにすればコントロールできるのかを掘り下げます。
素材を期日までに回収できるようにするために自分できることは、
・素材を準備していただく方へ依頼する際に、期日を設ける
・期日が近づくとアラートを出す
・素材の具体的なイメージを伝える
といったところでしょうか。
ホームページ制作とか関係なく、人に何かをお願いする立場としては、『当たり前のようなマナー』を守ることに近いのかもしれません。
素材の具体的なイメージも、
「社長の写真を送ってください」
で依頼を終わらず、
「こちらのサイトにあるような、カメラ目線になっている満面の笑みの社長の写真を送ってください」
の方がイメージしやすいです。
このあたりは、素材を準備している人のとらえ方もあるので、写真送ってください、で送ってもらえる場合もありますが、具体的な方が提出しやすいです。
素材準備の期日とアラートを出すことをスケジュール行程表に入れました。
依頼者からのOKをいただきやすくするには！？
成果物に対してOKがいただける方法として、前もって何を成果物として出すのかのすり合わせが9割だと私は考えています。
成果物の提出までのプロセスは、
「こういったものをつくりますね」→依頼者の同意
↓
「こういったものができました」→依頼者の同意したものを提出
といった流れがほとんどの場合の進め方だと思います。
ここで初めてOKかNGかの判断に入ります。
「こういったホームページを作りますね。」→同意
↓
「こういったものができました。」→イメージと違う！NG！
これを防ぐため、作り直しの手間を減らすために、デザインカンプがあります。
「こういったデザインカンプを作りますね」のためのワイヤーフレームです。
「こういったワイヤーフレームを作りますね」のための初回打ち合わせ・設計があるのです。
すべてが連動しているので、どこかに違和感を感じたり、整合性の取れていない提案とならないようにすることが必要です。
必ず初回提案から、連動しつつ整合性のある提案になるように振り返るものも準備するといいでしょう。
メモや議事録、提案書など形はなんでもいいとは思います。
顔合わせの初回、ワイヤーフレーム、デザインカンプ、公開前といった主要な行程の前では、打ち合わせをスケジュール行程表に入れました。
ここでも例外がありまして、成果物を見た依頼者が創作意欲を掻き立てられ、もっとデザインに凝りたい、ロゴを追加で作りたい、そのようなことになることがあります。
これはこれで制作者としても売り上げアップになりますしいいことなので、公開日を遅らせるのか間に合うのか、といった判断の元、快く請け進めるべきです。
私の直近10件のうち2件延びた例は、両方ともこの状態でした。
スケジュールを守る！その他施策
スケジュール行程表に落とし込むまではないですが、自分ができることはたくさんあります。
- 打ち合わせ毎に次回の約束をとる。
- 毎週、連絡をするきっかけを探す。
- 各行程、担当者アサインを早めにかける
- スケジュール通りに行っているか、毎日、毎週定点観測する
- その他プロジェクトチームの協力を得る、得やすくする
- 自分へのアラート、タスク管理を記憶ではなくツールに頼る
行程表を見直した結果、自分の行動の見直しができた機会をいただけた出来事でした。
スケジュール管理に悩んでいる方のヒントになれば幸いです。
