こんにちは！ サポートチーム マコリーヌです。
私たちサポートチームは、クライアントのWebサイト完成後の更新代行や運用にあたっての改善のヒントをご提案したりとサポート全般を担当しております。
今日のブログは、クライアントとのコミュニケーションツールや、制作スタッフへの指示依頼する際のツールなど、サポートチームで普段使っているツールについてご紹介していこうと思います。
では早速！
クライアントとのコミュニケーションツール編
私がリクトに入社してからずっと、クライアントとのコミュニケーションツールはチャットワークを使用しています。
チャットワークを使ってみて感じた点は以下の通り
良かった点
- メールと比べて、メッセージのやり取りやファイルの送付が簡単
- 関係者複数人でのやり取りが簡単にできる
- ビデオ会議や絵文字など、コミュニケーションが取りやすい
- タスク管理が出来て便利
改善してほしいなぁと思う点
- 複数でやり取りしていると、履歴が流れるのが早い
- 過去に送信したファイルをもう少し探しやすくしてほしい
メールほど固くならずに、クライアントとぽんぽんとやり取りができるところが気に入っています。
チャットワークについて詳しくはこちら
修正依頼時の指示出しツール編
クライアントから修正依頼をもらった際、制作スタッフへ修正指示を出すのに指示書を作成します。
入社したての頃は、エクセルを使ってました。 指示が伝わればいいやと思ってたからです・・・。
エクセルで作った指示書はMacで見るとずれて見えたりしてしまい、戻りが多発してしまうこともしばしば。
これではあかん！ってなり、指示ツールを色々探した結果、Monjiという修正指示ツールを見つけました。
Monjiを使って感じた点は以下の通り
良かった点
- 操作方法がシンプルなので、直感的にかつ効率的に指示出しができる
- 閲覧期限がないので、時間が経過しても確認できる。
- クライアントや制作スタッフ、外部パートナーなどユーザー登録しなくても修正箇所の確認ができるので便利
- どこまで作業したか、確認したかをチェックできるようになっているので、修正漏れを防ぐことができる
- スクリーンショットやPDFを読み込めるからWebサイト以外の指示出しも可能
改善してほしいなぁと思う点
- 横幅が広いデザインや紙媒体の読み込みがうまくいかず、表示範囲を超えてしまうことがある
- 依頼箇所がPCサイトなのかスマホサイトなのかを選択できるが、スマホサイトを選択すると反映されないときがある
実際に使ったときは、なんてシンプルで分かりやすくて使いやすいんだろうと思い、「Monji使いやすいです！」とマネージャーの山田にすぐ報告したくらい、感動しました。
無料（今後は未定ですが）で使えて、機能もいいので、指示だしでシンプルなツールをお探しの方にはおすすめです。
Monjiについてはこちら
プロジェクト管理ツール編
指示書作成した後、制作スタッフへの依頼はバックログを使用しています。 スタッフの作業量を確認したり、プロジェクトごとの進捗状況を確認して依頼をしています。 バックログを使用してみての感想は以下の通り
良かった点
- プロジェクトごとに進捗状況を見ることができる
- スタッフの作業量を確認することができる
- 課題の進捗確認や完了報告をコメントで送りあうことができるので、やり取りがスムーズ
- ウォッチ機能でタスクの進捗を追うことができる
改善してほしいなぁと思う点
- データをダウンロードしようとしたときに、どこでダウンロードしたらいいのかわかりにくいのが残念。
- プロジェクトをまたいで確認するのに、フィルターを作る必要があるので面倒だなぁと感じてしまう。
- 過去の依頼を探したいときに、検索にヒットしないときがある
プロジェクトごとにチームを作ったり、進捗確認ができるので、管理しやすいと思います。
30日間の無料トライアルもあるので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
バックログについてはこちら
今回は更新依頼時に実際に使っている、ツールについてまとめてみました。
ぜひ日々の業務の参考になればと思います。
ではまたsee you again！(*^-')/~☆Bye-Bye♪
