おすすめタスク管理ツールのご紹介。ではありません。
みなさん、タスク管理ツールは何を使われていますか？
私は（いろいろ渡り歩いた結果）現在はMicrosoft To Doに落ち着いています。
（ツールをまとめるため、2024年よりZOHO Connectのタスク機能を使用しています）
個人的にはメモ帳でも十分！と思っていたりもするので今回はタスク管理ツールのご紹介ではありません。
タスク管理は仕事をやるうえで非常に重要なスキルの一つですが、なかなか体系的に学ぶ機会もなく、ノウハウやテクニックを事細かに職場で教えてもらうこともあまりないのではないでしょうか？
会社でツールが統一されていたとしても、使い方のルールまで統一されていることは少ないかと思います。
それぞれが必要に駆られて独自で試行錯誤しながら、時にはネットで参考記事を読みながら自分の型を作っていっていると思いますので、今回は私の運用方法をご紹介します。
タスク管理が当たり前にできていて困っていない方には何の参考にもなりませんが、タスク管理が苦手な方は仕事のミスを防ぎ、仕事相手との信頼構築につなげる大切な手段ですので、ぜひご参考ください。
タスク管理を行う、私の前提条件
- 記憶力がとても弱いです。
忘れることを前提に、信頼を損ねないためにもタスク化してツールで管理をしています - タスクの登録・確認はPC8割、スマホ2割。
この理由からPCとスマホでの同期が必要なため、メモ帳ではなく（一応）専用アプリを使っています。
ただ、動作の軽さ、私のシンプル運用法でいえばメモ帳で十分事足ります。 - 個人タスクは他メンバーと共有していません。
ZOHO Connectは、上司やチームメンバーとのタスク共有も簡単に行えます。 - タスク管理は優先順位の把握とミス・漏れを防ぐために使います。
使い方にこだわりすぎて時間を取られるのは本末転倒なので、最低限の機能と最小限の手間を意識してツールを活用します。タスク管理は目的ではなく手段であることを忘れないようにしましょう。
タスク管理のコツ
本題であり結論ですが、「すぐに、その場で、とにかくタスク化する」です。
すぐにタスク化せず、他のことに気がいってしまうと、高確率で漏れが出ます。
タスク管理のコツとしては、ツールの使い方やテクニックではなく「何をタスク化」するか、といったところが最大のポイントです。
会議の議事録を見直そう！とか○○について調べてみよう！とか気になるけどその場でできないことはすべてタスク化です。
一方でタスクを細かく分解しすぎても、ツールの活用に時間がとられ、タスク管理そのものが手段から目的化してしまうため注意しましょう。
仕事のステップから考えるタスク管理
主な仕事の流れとして、大雑把にまとめると下記のステップになります。
1.要件発生→2.処理→3.報告→4.確認・完了
まず、要件発生時にメールの返信だけで済むようなケースなど、目安として5分以内で終わりそうな場合はなるべくその場で片づけます。
これにより、前述した条件にある最小限の手間でツールを使うため、タスク登録というひと手間を失くせます。
次に、処理が必要なケースです。
これは依頼されたものであれば多くの方がタスク化していると思いますが、たとえば「共有された良質な記事を読む」や「次の仕事をスムーズに進めるため、○○さんに△△を確認する」といった、自分だけで完結することも、とりあえずタスク化しておきます。
この処理タスクが終わり、報告すればひと仕事がひとまず完了です。
しかし！ここに大きな落とし穴があります。
報告が終わり自分の手からボールが離れた瞬間、タスクが完了したように思いがちですが、相手の確認を伴うものや、相手の確認後に次なる作業につながるものも少なくありません。
この場合は、この報告に対する反応確認をタスク化しておかなければ、相手からの返事が途絶えてしまうと同時に、実は完了していない宙に浮いたタスクが存在してしまうことになります。
後々、あの件どうなった？と上司から確認されるパターンです。
相手から返事がなかったら、こちらから確認するといったことを忘れずにタスク化しましょう。
仕事のゴールから逆算して考えるタスク管理
たとえば営業の場合、「1週間後に提案に行く」をタスク化するようなケースです。
1週間後のアポイントが決まっていればこれはタスクではなく、スケジュールとしてカレンダーに登録します。
これからアポイントを取る場合、相手とすぐに話ができればアポイント業務をタスク化する必要はありませんが、連絡が取れなかった場合はタスク化して漏れを防ぐ必要があります。
訪問希望日に近づくほど相手もスケジュールが埋まってきますので、タスク化して忘れずになるべく早く行動に移せるようにしましょう。
また、この場合はアポイントの取得と提案訪問の間にも実はタスクが隠れています。
ここを意識して埋めておかないと、ノープランのまま営業当日を迎えてしまうため、提案日から逆算して、提案書の準備→ヒアリング内容を準備する→先方の会社のホームページを確認する、など万全の態勢で当日を迎える準備プロセスをタスク化しましょう。
もし、この準備フローの中で提案書を上司に確認してもらうようなケースでは、訪問日の前日夜や当日にチェックを依頼しても十分に確認時間を取ってもらうことはできません。
あらかじめ、上司に相談したうえで、いつまでに提案書をまとめるのかも逆算しておきましょう。
これらのように、一連の仕事の中で発生するプロセスについて、実行タイミングが異なるものは、なるべく細かくタスク化しておくことがポイントです。
しかし実行タイミングが同じものまで分解しすぎるとタスク管理そのものに時間がとられてしまうため、この辺りはバランス感覚も必要です。
手間をかけずにシンプルにタスクを管理するため、最低限の機能と最小限の手間を意識しておきたいところです。
私流、超シンプルなタスク管理の方法
実は、私のタスクにはほとんど日付すら入っていませんし、優先度もつけていません。
日付入りのタスクは全体の1割程度でしょうか。
なぜなら、これらは日々、時には時間単位で変化していくため、これをメンテナンスする時間を省くためです。
シンプルに、本日やるべきタスクとそれが並んでいる順番が上から順に、優先順位が高いものになります。
運用としては毎朝、全タスクを見回しながら本日のタスクをピックアップし、本日のすでに予定されているスケジュールも考えながら優先順位順に並び替えます。その際、ここまで午前中のうちに、や次の打ち合わせ時間までにといった処理ペースもイメージします。
一日の中で相手の都合や隙間時間でこれを上下に入れ替えることも多々ありますが、ツールを使うとドラッグ＆ドロップで解決すため、手間をかけずに調整できます。
また、私の場合、細かくカテゴリーを分けたりグルーピングも行っていません。画面を切り替えないと見えないタスクが増えてしまうと、あまり確認しないグルーピングのタスクたちは長期間放置されやすくなる傾向にあります。
したがって、全タスクの一覧ページと本日のタスクページの2画面構成です。
タスクをクリックしないとわからないようなサブタスク機能も使っていません。
これもクリックして確認というひと手間が漏れを誘発するため、サブタスクのような要素も、あえて別途通常タスクとして登録します。
そのため、操作としては、1.登録、2.完了チェック、3.並び替えといった3アクションのみでツールを活用しています。
文章だけではなかなか伝わりにくいかと思いますが、タスク管理をしっかり行うことができれば、仕事の質を高め信頼構築につながります。
とても大事なことですが、誰も教えてくれません。
業務に必要な事前確認やヒアリングなども含め、何をタスク化すれば仕事の質が上がり、期待以上のフィードバックができるのかを考えながら、実行タイミングごとにタスク化していくことを意識してみてください。
それぞれの業務内容に応じてやりやすい方法は異なると思いますが、タスクに振り回されず、計画的に仕事を進めていくためのヒントになれば幸いです。
