働き方改革と聞くと、AIや自動化といったイメージでハードルが高そうだな。。。
と敬遠したくなってしまいますが、小さな業務改善と捉えると意外ととっつきやすそうです。今回は半自動化をして業務時間の短縮を実行する「プチ改善」のご紹介です。
私たちの業務環境
私たちにはホームページの新規制作や公開中サイトの更新といった業務があり、クライアントからいただくホームページの変更要望を漏もれなく管理する必要があります。
そのために
- 依頼がきているクライアントの情報を取得すること
- クライアントの更新依頼を漏れなく管理すること
が必要です。
弊社ではクライアント情報の管理に顧客管理ツールのZohoCRMを利用し、制作依頼にBacklogというツールを利用しています。
ZohoCRMは条件を設定することで情報の絞り込みや一覧表示、集計、メール送信等々、いろいろな機能を利用できます。
backlogは作業内容をまとめ１つの課題として登録し、依頼者から作業者へ作業依頼やスケジュールの管理等々をすることが可能です。
依頼業務の流れ
例えば６ヶ月ごとにWordPressをアップデートしたい。
となると、依頼者から担当者に定期的に依頼を登録する必要があります。
仮に手動登録をする場合、
- 依頼の内容と日程の管理
- 依頼するタイミングを管理
- 所定の依頼日がきたら手動でbacklogに登録
- 課題を制作担当者が作業
- 作業完了と確認と連絡
といった依頼内容だけではなく、日程管理にも気を付ける必要ががあります。
これをZohoCRMとbacklogを組み合わせると、
- 依頼の内容と日程の管理（backlogで管理）
- 依頼するタイミングを管理（backlogで管理）
- 所定の依頼日がきたら手動でbacklogに登録（zohoCRMとbacklogで登録）
- 課題を制作担当者が作業
- 作業完了と確認と連絡
と上から３つまでは自動化が可能になり、管理業務をツールに渡すことで別のことに時間を当てれます。
まとめ
小さな改善を積み重ねることで、大きな成果に繋がる！
日々のルーチンワークを見直して、時間を有意義に使えるといいですね。
次回はその方法と流れをご紹介したいと思います。それではまた。
