まだまだ若くて小さな会社ではありますが、それでも業歴が長くなるにつれ、また、人員が増えるにつれて、どうしても細かなルールが必要になってきます。
これらをまとめた「マニュアル化」はずっと課題でしたが、今は「リクトwiki」という社内専用wikiの運用で落ち着いています。
あまり細かく管理しすぎると、この運用自体に時間を使うことになってしまいますので、
- 気づいた人、気になった人が随時更新
- 問題、課題が発生したら更新
といった具合に、肩に力を入れすぎず今は緩やかなルールでメンテナンスを行っています。
リクトwikiでわかること
- 顧客管理システム（ZOHO CRM）の初回登録方法、運用ルールなど
- 新入社員の入社準備マニュアル。インストールしてもらうソフトや入社時のオリエンテーションの内容と説明担当者など
- 利用しているツールの注意点や使い方など
- 出張や休暇の稟議の上げ方、経費の精算方法など
- お客様アンケートの回収フローなど
- 電話の取り方、アプリの設定方法など
社内ファイルの保存ルールは、マインドマップを活用
チームで制作を行っているため、1日の終わりは必ず共有フォルダにデータを保存するというルールにしています。
体調不良で突然休んでしまうこともあるかもしれません。
また、PCが突然壊れてしまうかもしれません。
これらのリスクを回避するため、データを複数のハードディスクにバックアップしている共有フォルダに保存し、自分のパソコンにしか最新データがない！という状況を避けるようにしています。
なお、データを探す時間を減らすため、保存場所（フォルダの階層構成）も統一し、マインドマップで確認できるようにしています。
制作に関するルールは「LCT GUIDE」で
クオリティ水準を一定以上に保つため、ホームページ制作に関するガイドラインはLCT GUIDEというサイトに蓄積し、一部をパートナーさんとも共有する取り組みも行っています。
