皆さんの会社では、メインの仕事ではないけれど誰かがしないといけないような業務について、どのようなルールで運用していますか？
中小企業の場合、会社パンフレットや名刺といった社内の販促物作成やホームページでの情報発信、ブログやSNSの投稿指示など、広報担当者を専属担当でつけるといった人員配置も難しい場合も多いのではないでしょうか？
会社という集団生活において、広報に限らず、快適な職場環境を維持するための雑用など誰かに過度に負担がかかる業務も少なからず存在します。
弊社では、担当責任者制度ということで、全員に対して下記のような役割を持ちそれぞれが誰かのために必要な業務を分担しています。
今期のリクトの責任者担当業務一覧
- 品質向上
→クライアントの期待値をはるかに超えるための活動、取り組みを行う。 - 情報発信
→SNS等の情報発信やイベントの開催を行う。 - 広報
→社内販促物の作成または補佐する。 - 情報管理
→社内のデータ管理（メンテナンス）、入力・活用指導を行う。 - 物品管理
→消耗品や備品の不足の手配、オフィスの使用ルール統一、指導を行う。 - 技術向上
→スキル、制作ルール等の向上と統一を図る。 - 時間管理
→タイムキーパーとして時間厳守の指導、スケジュール管理の徹底を行う。社内の音楽、留守番電話も管理する。 - 環境整備委
→毎日のフロア清掃（掃除機がけ等）を行う。 - コミュニケーション
→朝礼の指揮、社内外の交流会の段取りを行う。 - 風紀
→挨拶や服装のチェック、加湿器のメンテナンスを行う。 - おもてなし
→来客時のおもてなし対応や給湯室の環境維持に努める。 - 美化
→植物の水やりや空気清浄機等の清潔維持、掃除指導を行う。 - 整理整頓
→物品・書類や書棚、掲示物の整理整頓を行う。
この、担当責任者の分類は毎年少しずつ変えています。
また、この制度は下記の目的のため、 あえて 担当者も定期的に変更しています。
責任者制度のもう一つの目的
責任者制度の運用において「責任を持って目的を果たすべく、自ら動くだけでなく、他メンバーへの指示、調整を行ってください。」というルールにしています。
これは、社歴、年齢、役職に関係なく、結果を作るためのプロセスを考える、また、他者の協力を得るための働き掛けをするといった訓練になると考えているためです。
例えば、美化の責任者は弊社最年少ですが月に1度の中掃除を指揮しています。
会社内をきれいに保つというゴールに対し、どこを重点的に掃除すればよいか、他のメンバーにどのように手伝ってもらえばよいかを考え、行動することになります。
また、掃除後は全員の気づきを共有し次回に活かすといったPDCAを体験する機会にもなり、立場に関係なく責任感とリーダーシップを学べると考えています。
皆様の会社で取り組まれている面白いルールや運用をされている事例があれば、ぜひ教えてください。
