世の働く人を見ていたり、話しをしたりしていますと、時間に追われている人と、追っている人の2種類いるような気がしています。
人によってというよりは、時と場合や環境によって変化するものなので、私も時間に追われてばかりでした。
私はディレクターを始めたころとくに、プロジェクトが立て込んだり、急な依頼が入ったりしてやるべきことや作業量がたくさんに感じている時期がありました。
頭の中で「アーーーやばい」としか考える事ができなくなることが多かったです。
今でも稀に「アーーーやばい」状態にはなりますが、そういった時間が減ったといいますか減らすことに成功しているのではないかと感じることが増えたので記しておきます。
「忙しい・時間がない」が口癖になる前にぜひお試しください。
各論に入る前に総論としては、自分でコントロールをできるかどうかを考えることを大切にしています。
まず感謝
いきなり精神論からで恐縮ですが、とても大切な根源となるようなことなので初めに。
「忙しい」を言い換えると「仕事量が多い」なので、仕事をいただいているクライアントへ感謝です。
自分がご飯を食べて生きていけるのはクライアントから仕事をいただけるおかげです。
次に会社組織として自社への感謝も併せて思い出せると、なおいいなと日頃は考えています。
依頼はクライアントから入るものですが、間接的に社内の誰かから依頼されることもあります。
クライアントから直接言われたわけではないというだけで、
「うわ、忙しいからムリ」
と先んじて頭の中へ湧いて出てくることがありますが、感謝する気持ちに切り替えるべきです。
「仕事をご依頼いただきありがとうございます。」
精神論は自分の思いや考えなので、いつどのタイミングからでも自分で変えることができます。
いつまでに何をすべきか、自分が理解していますか？
「こんな忙しい時にムリだろっ！」と思うことはあっても、感謝する気持ちを思い出し、次にやるべきは状況の把握です。
まず自分が理解しているかが大切で、自分で自分に問いただします。
「するべきこと」は明確化されていますか？
わからないのであれば調べましょう。
調べてわからないことは聞きましょう。
聞いてわからないのであれば、「わかっている人を知っていそうな人」を伝い、段階的に聞きましょう。
状況の把握は人がやることではなく、自分でコントロールして情報を集めることができます。
「いつまでに何を」は書き出しておくと漏れも防げます。
タスク管理ツールでもカレンダーに直接入れてもOKです。
私の場合は2つ利用しており、タスクの漏れもでる恐れがあるので、タスク管理ツールTodoistとGoogleカレンダーを併用しています。
やることの洗い出し粒度に関しては、状況や個人差があるので各自、各タイミングで変わってくるかと思います。
例えば、「電話する」というタスクは電話番号がすでに記録にあるのかないのか、初めての電話なのか、1時間ほどの打ち合わせをする電話なのか。などです。
タスク整理！すべてはこれにかかっている！
タスクの優先度を決めること、これは難しいです。
時に優先度を見誤ってしまうことはおきますが、できるだけその可能性を減らす努力は必要です。
優先度を決めることはかなり難しく、自分で決めて実行していくわけですが、自分で決めれないのであれば上司に相談し決めていきましょう。
状況把握した時点で、「何をすべき」は「いつまでに」にそってタイミング順にならぶはずです。
ただこのままだと同じ日、同じ時間にやらなければならないことが生まれてきます。
なのでさらに優先度を決める軸を持つべきです。
リクトでは、「重要度」「緊急度」の2軸で縦軸横軸の4つの象限にわけマトリックス的に振り分けます。
重要度も緊急度も高いものは必ずしないといけないので予定通りにすぐやりますよね？
例えば約束していた打ち合わせや商談もそうです。
約束の日の提出もそうです。
私の場合よく陥っていた現象として、重要度は高く、緊急度はさほどないものが積もり積もって放置されていっていました。
例えば、制作過程でのチェック項目の見直しを行うというものがありました。
ただ1年もの間ブラッシュアップされていない時もありました。
○○のひな形を作ることなども、自分の作業を楽にするためのやるべき事なのに、いつまでも放置することもしばしば。
何よりもクライアントから来たメールや連絡、プロジェクトで決まっている事だけを優先的に仕事としてこなしていたからです。
おそらく忙しいと感じる人の大多数がこの「重要度は高く、緊急度がさほどない」タスクを減らせていない状況ではないかと思います。
「重要度は高く、緊急度がさほどない」は「重要度も緊急度も高いだけで忙しくなる前に行う対策」というように考えています。
具体的にどうするかというと、「重要度も緊急度も高い」もので埋まってしまう前に、「重要度は高く、緊急度がさほどない」といったタスクをスケジュールに強制的に入れること。
できそうでできない人がほとんどだと思います。
スケジュールをコントロールする
スケジュールを決めているのは自分です。
1、3、5年後の今日何をするか決まっていますか？
私の場合、1か月後でも決めていませんでした。
なので、先にスケジュールを空いている日や時間に入れる事はできます。
そうすることで、「重要度は高いが、緊急度がさほどない」タスクがたまることは防げます。
そもそも「重要度は高いが、緊急度がさほどない」と言っていますが、こちらもやるべき仕事なのです。
やるべき仕事をしなくていい、とはなりませんので、予定に入れ実行すべきです。
まとめ
当たり前のことをいうようですが、予定し、実行する、これにつきます。
初めは予定通りに終らなかったり、時間の想定見積もりが甘かったりで予定と大幅にずれたりしますが、予定・実行を繰り返すことで精度があがっていきますので根気強く続けましょう。
予定したものを全力で1日を実行に費やせるよう、スケジュールを行います。
スケジュールをする前のタスク整理の段階で、重要度と緊急度を吟味し、本当にやるべきことの精査が必要です。
私は週に1度か2度くらい割と時間をかけます。
日、週、月、年で振り返り、予定するタイミングをカレンダーに入れています。
それぞれに時間がかかることなのですが、あまり時間をかけない工夫もあるので、それはまたの機会に。
このタイミングで言い訳をさせていただきますと、私も書いていることがすべて完璧にできているわけではなく、まだまだ精度をあげている段階です。
ただ必ず精度はあがっていきますので、「忙しい・時間がない」が口癖になる前にぜひお試しください。
ちょっとこの辺詳しく聞きたい、知りたいなどありましたら連絡いただけると何かお伝えできるかもしれません。
この記事があなたの仕事が進む、何かのきっかけになれば幸いです。
