議事録を活用できていますか？
弊社では、月に2回全体会議を行っています。
この全体会議で、全社員での共有事項や新しいルールの決定等を行っています。
以前は議事録作成を下記のようにgoogleスプレッドシートで行っていました。
月ごとにシートを作成して議事録を保存していましたが、下記のようにスプレッドシートの議事録運用による課題も見えてきました。
- 議事録を見返さない
→月ごとにシートが分かれており、新しく決まったルールがどの月のシートに記録されているのかわからなくなる。
- 月をまたぐような持ち越し課題のつながりがわかりにくい
→誰が責任者で、今どうなっているのかわかりにくい。また、結果どうなったのかもわかりにくい。
これらの課題を解決するため、以下の要件を満たすツールで運用できないかを検討しました。
- 全員に決定事項が定着するように、見返しやすく決定事項を見つけやすくする。
- 議題に対して、意思決定までの流れを把握しやすくする。
- 新しい議題を登録しやすくする。
- 自分の担当を探しやすくし、事前準備できるようにする。
- 議事記録者の負担を減らす。
- 進行担当者が会議を進めやすくする。
そこでイメージしたのが、カンバン方式による議事録の運用でした。
カンバン方式とは、必要なものを、必要なときに、必要なだけ作ることを目的としてトヨタ自動車によって生み出された生産管理の手法になります。
豊田市では、新型コロナウイルスのワクチンの集団接種会場の運営にこのカンバン方式を取り入れ、効率的な会場運営に活かしていることも話題になりました。
https://www3.nhk.or.jp/news/html/20210530/k10013058951000.html
最近はプロジェクト管理にも応用されており、タスク管理にカンバン方式のような運用ができるツールも増えてきました。
Backlogを使った議事録運用
Backlogとは、株式会社ヌーラボさんが提供しているツールで、本来はプロジェクト管理のために使われます。
弊社では、ホームページの制作やサイトメンテナンス時の更新指示等でBacklogを使っていますので、このツールを議事録の運用に使ってみることにしました。
Backlogでは、「種別」「カテゴリー」を任意に設定できますので、下記のように設定しています。
■ 種別について
新たな議題／議題登録時に設定。会議でまだ取り上げられていない状態
次回確認／進捗中の議題、完了したものも、定着のため1度だけ次回確認とし、全員で再確認
新規決定／新たに会社のルールとして決まった事項。後ほど見返す可能性が高そうなもの
完了・解決／共有を含め、完了・解決したもの
■カテゴリーについて
弊社では、「プランニングチーム」「サポートチーム」「ディレクションチーム」「クリエイティブチーム」の4チームがあるため「全体」を含めて5つ設定。
なお、担当者については、その議題を進めるにあたってタスクの担当責任者を割り当てています。
基本的には下記のように、ボード表示で確認しており、1議題ずつ、会議前までに「新たな議題」の種別で課題として登録するところから始まります。
会議の進行担当は、種別を「新たな議題」と「次回確認」に切り替えながら、表示される議題に対して一つずつ進めていきます。
議事の記録者は、コメント欄に話し合われた内容を記載したり、関連しているドキュメントへのリンクを貼ったりして、後から見直してもどのような流れで何が決まったかがわかる状態にしておきます。
なお、会議で決まったことを全て記憶することはできないため、後ほど情報を探しやすいように種別を「新規決定」で絞り込むことで決定事項のみを一覧で抽出して確認することができます。
この際、カテゴリーで関連チームも組み合わせることで、更に絞り込みが可能となります。
また、カンバン方式のため議事記録者もドラッグ＆ドロップで処理中や処理済みに簡単に移動もできます。
なお、タスクの担当責任者に割り当てられた者は、会議前に「次回確認」「自分の名前」で絞り込むことで、進めるべきタスクを確認することができます。
少し変わった議事録の運用方法だと思いますが、事前準備、事後確認のために、形式的ではなく役立つ議事録として運用できていますので、カンバン方式の議事録を試してみてはいかがでしょうか。
